효과적인 비즈니스 운영을 위해서는 홍콩법인의 회계자료 관리를 철저히 하는 것이 중요합니다. 본 글에서는 홍콩의 “자료 보관 규정”에 대해 안내 드리도록 하겠습니다.
홍콩 ‘자료 보관 규정’ 개요
홍콩에서 비즈니스를 운영하는 회사는 재무제표, 인보이스, 영수증, 계약서 및 세금 관련 문서 등을 빠짐없이 보관해야 합니다. 이는 사업 운영을 원활하게 하기도 하지만 홍콩에서 회사를 운영한다면 지켜야 하는 법정 의무이기도 합니다.
보관해야 하는 문서 목록
홍콩의 세무 조례에 따라, 무역, 전문업 또는 사업을 영위하고 있는 모든 회사는 비즈니스 운영과 관련된 모든 자료를 보관해야 하며, 자료는 영문 혹은 중국어로 기재되어 있어야 합니다. 정확한 법인세 산정에 활용될 수 있기에 필수적으로 보관해야 하며, 목록은 하기와 같습니다.
· 수입, 지출내역을 확인할 수 있는 회계 장부
· 바우처
· 은행거래내역서
· 인보이스
· 영수증
· 무역, 전문업 또는 사업과 관련한 부채 및 자산에 대한 자료
· 무역, 전문업 또는 사업과 관련한 금전 거래 자료
· 매입/매출과 관련한 자료
· 서비스 제공 자료(상세내역 기재 필수)
또한 개인과 법인의 계좌를 별도로 관리하는 것이 좋으며, 법인 계좌와 관련하여 보관해야 하는 자료는 하기와 같습니다.
· 은행거래내역서
· 송금영수증
· 금액, 일자, 수취인명, 목적(개인용 또는 사업용) 등 수표거래 내역
자료 보관 방법:
회사의 상황에 따라 하드카피(실물 문서)와 소프트카피(전자문서) 중 하나의 방법으로 선택하여 자료를 보관할 수 있습니다.
하드카피(실물 문서) 보관 방법:
일부 회사에서는 모든 자료를 하드카피로 보관하고 있습니다. 이 방법은 오염 및 분실에 취약하기에 유의하여 보관이 필요합니다.
소프트카피(전자문서) 보관 방법:
홍콩 세무국은 대량의 원본 문서를 취급하는 회사에 소프트카피 보관 방법을 허용하고 있습니다.
홍콩 자료 보관 규정 내용에 따른 의무 보관기간:
세무 조례에 따라 사업과 관련한 모든 자료는 최소 7년간 보관해야 하며, 정당한 사유 없이 이를 준수하지 않는 경우 최대 HKD 100,000의 벌금이 부과될 수 있습니다. 폐업을 진행했더라도 7년이 경과할 때까지 모든 자료를 보관해야 합니다.
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