싱가포르 법인은 회계연도(FYE, Financial Year End) 종료 후 매년 주주총회(AGM, Annual General Meeting)를 개최해야 합니다. 주주총회는 모든 주주가 회사의 주요 의사결정 과정에 직접 참여하고, 경영 현황과 재무 상태를 확인하며 질의할 수 있는 중요한 공식 절차입니다.
본 글에서는 싱가포르에서 주주총회를 반드시 개최해야 하는 이유와, 관련 법규 및 실무상 유의해야 할 사항을 자세히 살펴보겠습니다.
주주총회란?
주주총회는 싱가포르에 법인을 설립한 모든 회사가 매년 개최해야 하는 법적 의무 사항입니다. 싱가포르 회사법(Companies Act)은 주주총회를 통해, 재무제표 승인, 주요 경영 보고, 경영진 및 감사인 선임 등 핵심 의사결정을 투명하고 합법적으로 이루어지도록 규정하고 있습니다.
해당 회의를 통해, 주주에게 재무제표 및 감사보고서 등을 제출하고, 주주는 이를 검토하여 재무 건전성, 경영 성과, 향후 전략에 대해 질의하거나 의견을 제시할 수 있으며, 이 과정은 주주 권익 보호뿐만 아니라, 회사의 지배구조(Governance) 및 책임경영(Accountability)를 강화하는 핵심 수단이 됩니다.
아울러, 주주총회 일정은 싱가포르 기업청 연차보고(Annual Return) 신고 시 기업청 BizFile 포털을 통해 함께 신고해야 하며, 모든 주주와 이사회 등 이해관계자에게 사전 통지해야 합니다. 의제와 관련 자료를 충분히 사전 제공하고 일정을 조율하면, 회의 참석률과 참여도가 높아져, 향후 주요 경영 의사결정 과정에서도 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
주주총회 개최 목적
주주총회의 핵심 개최 목적은 재무제표 승인, 감사인 선임 등 법정 요건을 이행하여 회사가 관련 법규를 준수하고 있음을 확인하는 것입니다. 이와 함께, 회사의 주요 경영 사안을 주주와 공동으로 논의하고, 경영 현황과 전략을 투명하게 공유하는 공식적인 소통 채널의 역할을 수행합니다.
(1) 재무제표 제출 및 승인
회사는 해당 회계연도의 재무 성과를 정확하고 객관적으로 반영한 제무제표를 모든 주주에게 제출해야 하며, 해당 재무제표는 주주들의 의결을 거쳐 채택 및 승인되어야 합니다. 비상장 회사의 경우, 회계연도 종료일로부터 6개월 이내에 주주총회를 개최하고 재무제표를 제출하여야 합니다.
(2) 주요 경영 안건 승인
주주총회에서는 법률 또는 정관에 기초하여 주주 승인이 필요한 다양한 안건을 처리하며, 대표적인 주요 의안으로는 배당금 선언, 이사 선임, 차기 감사인 임명, 주식 발행 승인 등이 해당됩니다.
주주총회 진행 절차
주주총회는 일반적으로 재무제표를 발표, 주주 질의응답, 의안 표결의 순서로 진행됩니다. 회의 의장은 통상 이사회 의장이 맡아서 진행하나, 회사 정관에 별도 규정이 없는 경우, 회의 중 주주 의결로 다른 인물을 의장으로 선임할 수 있습니다.
주주총회 개최를 위한 서류 준비와 절차 관리는 보통 회사 간사역(Company Secretary)이 담당하게 되며, 주주총회를 원활하게 진행하기 위해 아래와 같은 주요 사항을 사전에 검토하고 준비해야 합니다:
1. 사전 통지된 결의안만 의결 가능
주주총회에서는 회사 정관에 따라 일반 안건으로 분류된 사안 외에는, 반드시 사전에 통지된 안건에 한해 의결할 수 있습니다. 일반 안건은 회사 정관에 따라 정의되며, 보통 배당금 결정, 재무제표 승인, 이사 및 감사인 선임 등이 이와 같은 일반 안건으로 분류됩니다. 일반 안건 외의 모든 의안은 특별 안건으로 간주되며, 반드시 사전에 발송되는 주주총회 통지서에 해당 결의안이 명시되어 있어야 하고, 법정 기한 내 주주에게 발송되어야 합니다.
2. 정족수 충족 여부 확인
정족수는 주주총회에서 의결하는데 필요한 최소 참석 인원을 의미하며, 회사 정관에 별도 규정이 없는 경우, 싱가포르 회사법에 따라 최소 2명의 주주 또는 그 대리인이 참석해야 주주총회를 개최하고 결의를 진행할 수 있습니다.
3. 대리인 지정의 적법성 확인
주주는 회사 정관이 허용하는 범위 내에서 본인을 대신해 회의에 참석하고 의결권을 행사할 대리인을 지정할 수 있습니다. 대리인 지정 방식과 권한 범위는 정관에 명시되며, 특정 주주총회에 한정하여 위임하거나, 모든 회의에 공통 적용할 수도 있습니다. 따라서, 회사는 대리인 지정 절차와 요건이 정관 및 관련 법규에 부합하는지 반드시 사전에 검토 및 확인해야 합니다.
4. 관련 서류의 사전 송부
주주총회에서는 이사회가 재무제표, 감사보고서, 이사보고서 등 주요 경영·재무 자료를 주주에게 제출해야 합니다. 해당 서류들은 회의 개최 최소 14일 전까지 모든 주주에게 송부되어야 하며, 주주는 이를 사전에 검토하고 의결 및 질의사항을 준비할 수 있어야 합니다. 사전 자료 제공은 주주의 충분한 정보 접근을 보장하고, 회의의 효율성과 투명성을 높이는 필수 절차입니다.
5. 결의안 투표 절차의 적절성 확인
회사의 정관에 따라, 주주는 특별한 제한 사유(예: 주식 미수금)가 없는 한 의결권을 행사할 수 있습니다. 투표는 일반적으로 거수 방식 또는 투표용지 방식으로 진행되며, 대리인을 통한 투표는 회사 정관에서 허용한 방식에 따라야 합니다. 일반적으로 대리인의 경우 정관에서 허용하지 않는 한 거수 방식으로 투표할 수 없습니다.
6. 주주총회 종료 후 절차
주주총회가 종료되면 회사 간사역은 회의 내용을 정리하여 회의 의사록을 작성하여, 회의 내용을 공식적으로 기록해야 합니다. 작성된 의사록은 이사회 의장이 검토 및 서명한 후, 회사 간사역이 이를 기반으로 기업청 Bizfile 포털을 통해 연차보고를 신고하면 됩니다.
주주총회 개최 의무 면제
2018년 8월 31일부터, 싱가포르 내 비상장 회사는 회계연도 종료일로부터 5개월 이내에 재무제표를 주주 전원에게 제공하는 경우, 주주총회 개최 요건을 면제받을 수 있습니다.
다만, 다음과 같은 경우에는 면제 대상이라도 주주총회를 반드시 개최해야 합니다.
- 주주의 개최 요청: 주주는 회계연도 종료일부터 6개월이 되는 날 기준 최소 14일 전까지 회사에 주주총회 개최를 요청할 수 있습니다.
- 이사회의 회의 소집 의무: 주주 요청이 있을 경우, 이사회는 회계연도 종료 후 6개월 이내에 주주총회를 소집해야 하며, 기한 내 개최가 불가능할 경우, 기업청 ACRA에 기한 연장 신청을 제출해야 합니다.
- 감사인 또는 주주의 재무제표 제출 요청: 감사인 또는 주주가 재무제표 제출을 목적으로 주주총회 개최를 요구한 경우, 이사회는 재무제표 제공일로부터 14일 이내에 회의를 개최해야 합니다.
재무제표 작성이 면제된 비상장 휴면 회사(Private dormant relevant companies)의 경우, 아래 요건을 모두 충족하는 경우 주주총회 개최 의무 또한 면제될 수 있습니다.
- 회사가 휴면 상태일 것
- 총 자산 규모가 SGD 500,000 이하일 것
- 상장사 또는 상장사의 자회사가 아닐 것
주주총회 미개최 시 제재
싱가포르에 설립된 모든 회사는 싱가포르 기업청 ACRA 및 회사법 Companies Act에서 규정한 절차와 기한을 준수해야 합니다. 주주총회 개최 및 연차보고 제출 의무를 이행하지 않은 경우, 회사의 이사 또는 임원은 벌금 부과 또는 법적 처벌 대상이 될 수 있습니다. 특히, 이사가 주주총회 개최 의무를 이행하지 않을 경우, 법원에 의해 기소되거나 이사직 자격 박탈 처분을 받을 수 있습니다. 또한, 회사에는 법적 요건을 미이행한 데 따른 벌금(Composition fine)이 부과될 수 있으며, 연차보고 지연 시에는 별도의 과태료도 발생됩니다. 이처럼 주주총회 및 연차보고 관련 규정은 법적 의무 사항으로 엄격히 관리되고 있으며, 위반 시 회사와 임원 등 모두에게 책임이 따를 수 있기에 철저한 일정 관리와 규정 준수가 이뤄져야 합니다.
싱가포르 법인 운영 필수 절차, PREMIA TNC가 도와드리겠습니다.
싱가포르에서 주주총회를 개최하는 것은 단순한 법적 의무를 넘어, 경영 투명성 강화와 기업 지배구조 개선의 중요한 기회가 됩니다. 재무제표 제출, 주요 안건 승인, 주주 질의응답 등 주주총회 과정을 통해 법인은 모든 이해관계자와 정보를 공유하고, 경영 의사 결정에 참여를 유도할 수 있습니다.
Premia TNC는 싱가포르 기업청에 등록된 전문 Filing Agent로서, 다음과 같은 서비스를 지원합니다.
- 주주총회 관련 서류 작성 및 발송
- 기업청 연차보고 제출 등 요건 이행
- 회의 절차 안내 및 진행 지원
- 주주가 필요한 정보에 적시에 접근할 수 있도록 자료 준비 및 제공
당사는 주주총회를 비롯하여 법인 운영 과정에서 발생하는 각종 의무 신고 및 필수 절차를 전 단계에 걸쳐 체계적이고 준법적인 절차에 맞춰 진행 드립니다. 이를 통해 귀사의 경영 효율성과 법규 준수(Compliance)를 동시에 지원합니다. 회사 간사역 서비스를 포함한 상세 안내 및 무료 상담은 Premia TNC로 문의하시기 바랍니다.
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