홍콩은 다양한 이유로 투자자와 기업에 매우 매력적인 국가로 여겨지며, 특히 건전한 경제 경쟁력과 법인 설립 및 운영이 간편함은 큰 장점으로 꼽힙니다.
홍콩 법인 설립 및 운영의 간편함 외에도, 가장 먼저 홍콩 법인이 준수해야 할 항목은 바로 법인의 간사역을 지정하는 것입니다. 홍콩 법인 설립 절차는 간단하지만, 회사 조례 474조 (Cap. 622)에 따라 홍콩 법인에 회사 간사역을 지정하는 것은 설립 절차의 필수요건입니다.
이 글에서는 홍콩 법인의 간사역의 역할과 법적으로 준수해야 할 사항 등에 대해 안내해 드리겠습니다.
홍콩 법인 간사역이란?
홍콩 법인이 사업을 운영하면서 지켜야 하는 법적 규정을 파악하고 그 규정을 준수할 수 있도록 관리 감독하는 역할을 합니다.
법인의 간사역은 단순 사무직이 아닌, 행정 및 기업 운영의 영역으로 확장되기에 그 업무 범위가 더욱 방대하고 복잡합니다.
법인 간사역 지정을 위해 필요한 조건은 무엇인가요?
홍콩 법인 설립 시 반드시 회사 조례 474조에 따라 법인 간사역을 지정하셔야 합니다.
상기 사항은 반드시 준수하셔야 하며, 법인 간사역 지정을 위한 요건은 다음과 같습니다:
- 홍콩 법인의 간사역은 법인 또는 자연인일 수 있으며, 법에 따라 간사역으로 인정받으려면 다양한 요건을 충족해야 합니다.
- 간사역이 자연인인 경우, 홍콩에 거주해야 합니다.
- 간사역이 법인인 경우, 홍콩에 사업장 또는 등록된 사무실이 있어야 하며 TSCP(Trust and Corporate Service Provider)라이선스를 소지하고 있어야 합니다.
상기 요건이 충족되면 이사회를 소집하여 홍콩 법인의 간사역 지정을 주요 사안으로 하는 공식 결의안에 동의해야 합니다.
이사회의 승인을 받은 후, 해당 결의안은 주주총회의 최종 승인을 받아야 합니다.
홍콩 회사 조례에 명시된 요건을 준수하는지 확인하기 위해 홍콩 기업 등록국(CR)에서는 철저히 확인할 것이며, 법적 요건에 충족하지 않는 경우 반려될 수 있습니다.
홍콩 간사역의 책임
앞서 언급된 바와 같이, 간사역의 업무는 단순한 사무 업무가 아닌 행정과 기업 전체 운영에 관여하여 그 업무가 매우 방대하고 복잡합니다.
간사역이 주로 시행하는 업무에 대해 안내해 드리겠습니다:
1. 법인의 세무 규정 준수
유능하고 경험이 있는 간사역의 경우, 문제없이 법인의 세금을 납부하고 그 의무를 다하며, 법적으로 문제가 없도록 최선의 조처를 할 것입니다.
간사역은 법인과 홍콩 정부간에 문제가 발생되지 않도록 예방하며, 문제가 생기더라도 법인에 알맞은 방안을 도출해낼 것입니다.
2. 주주 총회 개최
간사역은 임원, 주주와 법인의 이해관계자를 소집하여 회의를 주최해야 합니다. 해당 업무에는 인원 소집뿐만 아니라 의제 작성, 회의록 및 결의안 작성 및 회의가 원활히 이뤄질 수 있도록 해야 합니다.
회의가 끝난 후, 간사역은 회사 조례에 따라 올바른 결정이 이뤄질 수 있도록 합의 사항을 안내해야 합니다.
3. 법인의 장부 보관 및 업데이트
간사역은 업데이트된 혹은 기존의 장부를 잘 보관해야 합니다. 또한 감사나 기타 공익 목적으로 법인의 장부를 열람하고자 하는 정부의 요청에 따라 장부를 제공할 수 있어야 합니다.
또한 법인의 정보가 (등기이사 정보 변경, 등기이사 변경, 주식양수도, 법인 구조변경 등) 변경된 경우, 해당 정보를 즉시 반영해야 하는 것이 간사역의 의무이자 책임입니다.
4. 홍콩 정부 및 법적 당사자와의 협력
간사역은 법인과 관련이 있거나 영향을 미치는 문제에 대해 홍콩 정부와 긴밀하게 협조하여 문제를 해결해야 합니다.
홍콩 간사역의 자질
능력 있는 간사역은 해당 업무에 익숙하고 능숙할 뿐만 아니라, 빠르고 쉽게 수행할 수 있는 사람(혹은 법인)이어야 합니다.
따라서 법인의 간사역을 지정하실 때는 하기와 같은 조건, 자질을 갖추고 있는지 잘 판단해 보시기 바랍니다.
1. 우수한 의사소통 능력
능력 있는 간사역은 해당 업무에 익숙하고 능숙할 뿐만 아니라, 빠르고 쉽게 수행할 수 있는 사람(혹은 법인)이어야 합니다.
따라서 법인의 간사역을 지정하실 때는 하기와 같은 조건, 자질을 갖추고 있는지 잘 판단해 보시기 바랍니다.
2. 충분한 경험과 노하우
간사역은 법인 관리, 기업 구조, 운영 등 다양한 부분에서 전문성을 겸비해야 합니다. 따라서 간사역은 여러 분야, 특히 기업 구조 운영관리에 대한 충분한 경험과 노하우가 있는 개인(혹은 법인)을 지정해야 합니다.
3. 신뢰성
간사역은 법인의 행정 장부, 주요한 개인 정보 등에 접근할 권한을 갖고 있기 때문에, 그 무엇보다 “신뢰성”이 중요합니다. 따라서 간사역을 지정할 때는 믿고 맡길 수 있는 간사역을 지정해야 합니다.
4. 법인의 운영체계 조직화
간사역은 주주총회 의제를 기획하고, 이사회 및 이해관계자를 소집하여 회의를 주최하고, 각 등기이사 및 주주의 정보를 취합하는 등 법인이 잘 운영될 수 있도록 항상 철저하게 준비해야 합니다.
5. 헌신
간사역은 항상 성실하게, 그리고 법인을 위해 최선을 다해야 합니다. 법인이 필수적으로 이행해야 하는 사항을 안내하고 준수할 수 있도록 하여, 운영에 문제가 없도록 해야 합니다.
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FAQs
홍콩 법인의 단독 등기이사가 간사역 역할까지 할 수 있나요?
아니요, 단독 등기이사가 간사역을 맡는 것은 불법입니다.
회사 조례 475조에 따라, 단독 등기이사일 경우, 간사역을 겸임할 수 없습니다. 따라서 다른 등기이사 혹은 간사역(법인)을 지정해야 합니다.
간사역의 자격은 어떻게 되나요?
법인은 자연인 또는 법인을 간사역으로 지정할 수 있습니다.
자연인의 경우 홍콩에 거주해야 하며, 법인의 경우 홍콩에 사업장 또는 등록 사무소가 있고, TCSP라이선스를 소지 하고 있어야 합니다.
홍콩 법인 운영 시, 간사역이 필요하지 않을 수 있나요?
불가합니다. 홍콩 법인은 반드시 간사역을 지정해야 하며, 이는 법에 따라 요구되는 사항이자 홍콩 법인 설립의 전제 조건입니다.
법에 따라 반드시 자연인 혹은 법인을 이용하여 간사역을 지정하셔야 합니다.
비즈니스에 법인 도장이 꼭 필요한가요?
과거에는 비즈니스 문서에 법적 효력을 부여하기 위해 도장이 사용되었지만, 이제는 선택 사항입니다.
사내 간사역 지정과 에이전트 통한 간사역 지정 중 어느 쪽이 더 유리할까요?
당사와 같은 업체를 간사역으로 지정하시는 게 법인 운영에 더욱 수월합니다.
법인의 운영에 관한 모든 업무에 대해 간사는 기업 등록국 및 세무국에 보고해야 하며 그 업무를 수행하기까지 많은 시간과 인력이 투입됩니다.
법인의 사업을 확장하기 위해서는 당사와 같은 업체를 지정하시고, 사업 확장에만 중점을 두시는 게 좀 더 효율적입니다.
또한 각종 법 조항 등 세부 사항에 대해 어려움이 있기에, 자연인보다는 업체 지정을 권장 드립니다.
