싱가포르 법인은 원활한 사업 운영과 법규 준수를 위해 금융 거래에 대한 정확한 기록을 유지하는 것이 필수적입니다. 싱가포르의 기록 보관 요건을 정확히 이해하고 준수하는 것은 체계적이고 효율적인 법인 관리에 도움이 될 뿐만 아니라, 법적 의무 이행에도 필요한 절차라고 할 수 있습니다.
이번 글에서는 2025년 싱가포르의 기록 보관 요건에 대한 포괄적인 가이드를 제공 드리도록 하겠으며, 법인에서 보관해야 하는 기록의 유형, 기록 유지 방법, 그리고 이러한 요건을 준수하지 않을 경우 발생할 수 있는 사항들을 함께 포함하였습니다. 또한, 법인을 규정 준수 상태로 유지하고 재무적 건전성을 확보하는데 필요한 정보도 함께 제공 드리도록 하겠습니다.
기록 보관이란 무엇인가요?
기록 보관이란 법인의 사업과 관련된 모든 거래 및 활동에 대한 정확하고 완벽한 기록을 생성하고 유지하는 체계적인 과정을 뜻합니다.
정확하고 철저한 기록 유지는 회계의 기본 원칙이자 법인 운영의 필수적인 사항이라 할 수 있으며, 싱가포르에서 사업을 영위하는 법인은 현지 법규에 따른 기록 보관 요건을 반드시 준수해야 합니다.
싱가포르의 기록 보관 요건에 따라 법인은 모든 거래를 문서화하여 정확하고 온전한 재무 기록을 유지해야 합니다. 여기서 뜻하는 기록이란 회사법 1967 395조, 4항에 의거하여 하기와 같은 기록들을 의미합니다.
- 거래 날짜 및 금액
- 등기
- 색인
- 회의록
- 회계장부
- 의사록
- 법적 계약서
- 고객 및 사업 관련 세부 정보
- 모든 거래를 증빙하는 원본 문서 (실물 또는 전자 형태)
IRAS 싱가포르 국세청은 법인이 관련 과세연도(YA)로부터 최소 5년 동안 정확한 사업 기록을 유지하도록 요구하고 있습니다. 이 의무를 준수하지 않을 경우 과태료 및 법적 처벌을 받을 수 있습니다.
법인을 위한 기록 보관의 중요성
올바르고 정확한 납세 의무를 이행하는 데도 기록 보관은 중요합니다. 법인이 유지하고 있는 기록은 법인의 금융 거래에 대한 증거로 사용되며 싱가포르에서 납세 의무를 이행할 때 증빙서류로 사용됩니다. 정확한 최신 기록을 유지하면 법인은 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다:
법인의 사업 현황 모니터링
영업 성과에 대한 정확한 기록을 유지하는 것은 사업의 현황을 모니터링 하기 위하여 필수적인 부분입니다. 이러한 기록은 법인의 주 사업 분야, 수요가 많은 제품 혹은 서비스, 개선이 필요한 부분을 쉽게 파악할 수 있게 도와주고, 법인은 꼼꼼한 기록을 유지함으로써 성공 가능성을 높일 수 있습니다.
재무제표 작성
손익계산서 및 재무상태표 등 재무제표를 정확하게 작성하기 위해서는 거래 내역에 대한 체계적이고 신뢰할 수 있는 기록 관리가 선행되어야 합니다. 재무제표는 단순한 수치의 나열을 넘어, 법인의 재무 건전성, 유동성, 수익성 등을 종합적으로 평가할 수 있는 핵심 자료이며, 은행, 거래처, 투자자 등 외부 이해관계자와의 신뢰 형성에도 중요한 역할을 합니다. 아울러, 정확하게 정리된 회계 기록을 기반으로 작성된 재무제표는 경영진이 전략적 의사결정을 내리는 데 있어 필수적인 판단 근거가 됩니다.
소득 출처 식별
법인은 다양한 경로를 통해 자금이나 자산을 취득하기 때문에, 정확하고 일관된 회계 기록의 유지는 각 소득의 출처를 명확히 식별하는 데 필수적입니다. 이러한 정보는 사업 소득과 비사업 소득을 구분하고, 나아가 과세 대상 소득과 비과세 소득을 정확히 구분하여 법인세를 정확하게 산정하는 데 중요한 기초 자료로 활용됩니다.
비용 공제
비용 내역을 체계적으로 기록하지 않으면, 세금 신고 시 공제 대상 항목이 누락되어 불필요한 세금 부담으로 이어질 수 있습니다. 따라서 비용 공제를 정확히 적용하기 위해서는, 각 비용에 대한 명확한 기록과 관련 증빙 서류를 적시에 확보하고 보관하는 것이 매우 중요합니다. 이러한 기록은 비용의 적격성 판단뿐만 아니라, 세무 감사 또는 소명 요구 시에도 신뢰할 수 있는 근거 자료가 됩니다.
세무조정계산서 구비 및 법인세 신고서 준비
정확한 법인세 신고를 위해서는 체계적인 기록 관리와 신뢰할 수 있는 증빙 자료의 확보가 필수적입니다. 법인의 매출, 매입, 비용 및 세액 공제 항목은 모두 적절한 문서로 뒷받침되어야 하며, 이를 기반으로 세무조정계산서를 정확히 작성해야 합니다. 이러한 자료는 단순히 세무 신고를 위한 목적뿐만 아니라, 사업 실적 분석 및 재무제표 작성에도 핵심적인 역할을 하므로, 일관된 회계 기록의 유지가 매우 중요합니다.
세무 질의 및 감사 대비
IRAS는 필요 시 언제든지 법인의 회계 및 세무 관련 기록에 대한 검토 또는 감사를 실시할 수 있습니다. 세무 질의 및 감사가 진행될 경우, 사업자는 신고된 항목에 대한 상세한 설명 및 증빙자료 제출을 요구받을 수 있으며, 이때 기록이 미비하면 과세 조정 또는 불이익 처분으로 이어질 수 있습니다. 따라서, 평소에 체계적으로 사업 기록을 철저히 보관해 두면, 해당 세무 질의, 조사 및 감사 절차를 원활하고 신속하게 진행할 수 있으며, 세무 리스크를 효과적으로 최소화할 수 있습니다.
사업의 어떤 기록을 보관해야 하나요?
법인을 효과적으로 운영하고 관리하려면, 싱가포르의 다양한 기록 보관 요건을 파악하고 이해하는 것이 중요합니다. 법인은 단순한 거래 내역뿐만 아니라, 회계, 세무, 재무 관리 전반에 걸친 핵심 자료들을 정확하고 완전한 형태로 보관해야 하며, 이는 매출, 매입, 비용을 포함한 모든 회계 관련 장부 및 은행 명세서 등의 정확하고 완전한 기록 보관을 의미합니다.
매출 기록
매출 기록에는 일련 번호가 매겨진 영수증, 금전 등록기의 기록 또는 발행된 인보이스가 포함됩니다. 또한, 인보이스, 매출·매입 관련 계약서 및 서명된 임대차 계약서 등 관련 계약서와 증빙 서류 보관도 필수적으로 요구됩니다. 만약 수출을 영위하고 계시다면 수출 관련 계약서, 인보이스, 선하증권, 패킹리스트 등의 증빙 서류를 함께 보관해야 합니다.
비용 기록
비용의 정확한 기록에는 일반적으로 영수증, 인보이스 혹은 제공된 서비스에 대해 회사나 개인에게 지급한 대금 등이 포함됩니다. 이러한 지불을 뒷받침하기 위하여 서비스 제공에 관한 계약서를 유지하는 것도 중요합니다. 직원 보수에 대한 급여명세서와 고용주의 CPF 기부금에 대한 문서도 비용 기록에 필요합니다.
회계 관련 장부
회계 관련 장부는 법인의 재무 상태와 경영 활동을 수치적으로 보여주는 핵심 자료로, 이를 정확하게 작성하고 보관하는 것은 모든 법인에게 필수적인 요소라 할 수 있습니다. 예를 들어, 재고 목록과 매출·매입 내역은 제품의 판매 흐름과 재고 수준을 명확히 파악할 수 있게 해주며, 이를 통해 효율적인 재고 관리 및 수익성 분석이 가능해집니다. 총계정원장은 법인의 모든 수익과 비용을 항목별로 체계적으로 기록하는 회계의 중심 장부로, 모든 금융 거래를 정확하게 추적하는 데 필수적인 역할을 합니다. 또한, 손익계산서와 재무상태표와 같은 재무제표는 기업의 수익성, 자산 및 부채 상태를 종합적으로 나타내며, 법인의 재무 상태를 파악하는데 매우 중요한 역할을 합니다.
이외에도 법인은 비용을 효과적으로 통제하고 절감 방안을 모색하기 위해, 대중교통비, 출장비, 접대비 등과 같은 운영경비에 대한 세부 기록을 유지해야 합니다. 아울러, 자산을 체계적으로 관리하고 세무상 감가상각 공제를 정확히 반영하기 위해 고정자산의 내용연수, 감가상각 방식, 잔존가치 등의 정보를 포함한 감가상각 내역도 함께 기록·관리하는 것이 바람직하며, 이와 같이 회계 관련 장부의 체계적인 관리와 보관은 단순한 규정 준수를 넘어서, 법인의 재무 건전성과 경영 투명성을 확보하는 데 매우 중요한 역할을 합니다.
은행 거래 내역서
은행 거래 내역서는 결산 시 법인의 자금 흐름을 객관적으로 확인할 수 있는 가장 기본적인 자료로, 회계 장부의 정확성과 세무 신고의 근거 자료로 활용됩니다. 법인 운영 시에는 개인 계좌와 업무용 계좌를 분리하여 사용하는 것이 바람직하며, 이를 통해 사업 관련 거래를 명확히 구분하고 재무 관리의 효율성을 높일 수 있습니다.
필수 기록
세무 목적상 법인은 관련 법령에 따라 회계 및 세무 관련 기록을 보관해야 할 법적 의무가 있습니다. 이러한 기록은 매출, 매입, 비용, 그리고 법인세 비용 등 주요 항목에 대한 금액을 정확히 산정하고, 국세청의 세금 규정 준수를 입증하는 근거 자료로 활용됩니다. 또한, 국세청은 필요 시 사업과 관련된 다양한 자료를 추가로 요청할 수 있어, 실무적으로 필수 기록 외에도 관련 문서를 폭넓게 보관하는 것이 세무 대응 및 사업 운영의 안정성 확보에도 도움이 됩니다.
기록 보관 요건
싱가포르 국세청(IRAS)은 법인이 준수해야 할 기록 보관 요건을 명확히 규정하고 있으며, 이는 현지 법규 준수와 세무 리스크 관리를 위해 필수적입니다. 이러한 요건은 하드카피와 전자 기록 형식 모두에 적용되며, 법인의 이사는 적절한 방식으로 기록을 관리할 수 있습니다. 법인은 사업 관련 문서, 은행 거래 내역서, 회계 기록 등 모든 금융 거래에 대한 자료를 과세연도(YA) 기준 최소 5년간 보관해야 합니다. 또한, 전자 형식으로 기록을 유지하는 경우에는 IRAS 요청 시 출력 가능한 형태로 저장되어 있어야 하며, 이를 준수하지 않을 경우 벌금 등 법적 제재가 부과될 수 있습니다.
기록 보관 요건 미이행 시 발생할 수 있는 불이익
싱가포르에서 사업을 운영하는 법인은 IRAS의 가이드라인에 따라 과세연도(YA) 기준 최소 5년간 관련 기록을 보관해야 할 법적 의무가 있습니다. 이를 이행하지 않은 경우, 해당 비용이 세무상 손금으로 인정되지 않거나, 벌금 등의 제재가 부과될 수 있습니다.
특히, 기록을 유지하지 않거나 보관 기간이 미달하거나, 부적절한 장소·형식으로 보관하는 경우에는 기록 미보관으로 간주되며, 다음과 같은 처벌이 따를 수 있습니다:
- 회사법 위반 시: 최대 5,000 SGD의 벌금 또는 12개월 이하의 징역형
- 소득세법 위반 시: 비용 및 자본 공제 불허, 최대 1,000 SGD 벌금 또는 6개월 이하의 징역형
- 심각한 경우, 채무 불이행 기업으로 간주되어 추가적인 법적 책임이 발생할 수 있음
따라서, 법인은 기록 보관을 단순한 행정 절차가 아닌, 세무 리스크를 예방하고 법적 안전성을 확보하기 위한 핵심 관리 항목으로 인식하고 체계적으로 대응해야 합니다.
Premia TNC - 회계 서비스 안내
앞서 안내 드린 것과 같이, 기록 보관 요건을 철저히 준수하는 것은 벌금과 법적 리스크를 예방하고 안정적인 사업 운영을 위한 필수 사항 중 하나입니다. 이를 위해 법인은 모든 거래 및 재무 활동에 대한 정확하고 포괄적인 장부 기록을 체계적으로 관리 및 유지해야 합니다.
Premia TNC는 복잡한 기록 보관 요건으로 어려움을 겪는 법인을 위해 다양한 맞춤형 솔루션을 제공합니다. 당사의 숙련된 전문가들이 귀사와 협력하여, 법인의 업종, 규모, 운영 방식에 적합한 기록 보관 기준을 설정하고, 재무제표, 회계 자료, 법인 문서 등이 정확하고 최신 상태로 유지될 수 있도록 체계적인 관리 시스템을 구축해드립니다. 지금 바로 상담 신청하시길 바랍니다.
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