5个关于新加坡董事会会议的关键事实

在新加坡，每个成功的组织都需要计划和适当的结构来运作。这需要了解关键的业务流程，比如新加坡董事会会议要求。

此外，这样的组织必须了解监管环境，这意味着他们必须了解其所在地的商业法律和相关流程。

董事会会议是严肃的事务。它们是公司内部决策过程的核心部分，通常涉及董事，公司秘书通常负责处理通知、议程和会议记录。除非章程邀请或允许，股东不会自动出席。

如果您是一家企业或组织的高管成员，计划进行或已经进行新加坡公司注册，您会发现本文非常有用。继续阅读，了解所有关于新加坡董事会会议要求和执行结构的信息。

什么是董事会会议？

董事会会议是公司董事开会讨论和决定公司管理相关事宜的会议。在新加坡，董事会议的详细规则通常见于公司章程，而非《公司法》的单独条款中。即便如此，《公司法》仍然重要，因为它规定了董事的职责，并要求妥善保存会议议事记录。

董事会会议是公司董事的正式会议。根据公司需要，公司秘书、管理团队或受邀顾问也可能出席，但董事仍是对董事会决策负责的人员。

会议记录按照公司的经营协议进行记录。通常，这些会议记录需要符合政府标准。因此，这些会议记录必须正式。

董事会会议通常由主席（若已任命）主持。根据章程范本，董事可为其会议选举一名主席，若无主席在场，出席会议的董事可从中选出一人担任该会议的主席。

会议记录必须存档并作为公司记录的一部分保存。根据《公司法》第 188 条，必须保存董事会议事记录和董事书面决议的记录，违规可能导致最高 2,000 新元的罚款及违约处罚。

实践中，董事会会议对私营公司和大型企业都很重要，因为它们为审批、监督、冲突管理、银行授权、融资决策和其他重大公司行为创建了证据链。当公司日后需要证明某项决策是如何获得适当授权时，这一点尤其有用。

董事会必须参加的会议频率

公司注册后，许多公司会出于良好治理的目的召开首次董事会会议，例如确认管理人员的任命、批准银行事宜、采用登记册或授权初始运营步骤。然而，新加坡通常没有通用的法定规则要求每家私营公司每年举行固定次数的董事会会议。董事会议的频率通常由公司章程和实际业务需求决定。根据章程范本，董事可按其认为合适的方式开会并规范其会议。

为什么要召开董事会会议

董事会会议是组织战略过程中不可或缺的一部分。以下是召开董事会会议的几个原因。

1. 吸引风险投资者

风险投资者在商业界到处可见，始终在寻找值得投资的严肃、有前途的组织。

如果您的公司已经与风险投资者或天使投资人有业务往来，您定期召开的董事会会议将使他们更有可能投资于您的下一轮融资。风险投资者在种子轮后并不一定要一直投资您的组织。

让他们对您保持的兴趣最好的方法之一是提供每月投资者更新，而定期召开董事会会议是实现这一目标的最佳途径，每月一次或每6周一次为佳。

2. 让您的员工感到重视和倾听

董事会会议并不总是无聊的。如果您真的希望让您的忠诚员工感到受到重视并融入到公司成长的旅程中，董事会会议是实现这一目标的绝佳方式。

通过邀请销售、物流、客户成功、工程和产品管理等关键部门的负责人参加董事会会议，您的员工将会感激您的包容性举措。

3. 促进健康竞争和业务生产力

另一个召开董事会会议的原因是鼓励您的管理团队和高级雇员按时完成目标和交付成果。

一旦董事会的每位成员在年度、月度或季度基础上设定了目标，您的董事会会议可以成为鼓励他们履行职责的基础。

您可以在每次会议上追踪他们的目标。通过正确的激励和人员管理的平衡，您的董事会会议可以成为组织的主要灵感和生产力来源。

长期来看，这样的董事会会议将增加生产力，激励部门负责人全力以赴。总而言之，董事会会议对于团队凝聚力和员工士气都有积极的影响。

4. 向投资者介绍您的团队

董事会会议是向董事会成员和潜在投资者介绍您的组织和团队的绝佳途径。鉴于您与他们的交易，可以假设投资者已经对您和您的组织了如指掌。

但他们如何了解您的团队成员呢？

在董事会会议上，您可以让团队负责人发表自己的想法，并给投资者留下深刻印象！投资者可以随时与您进行一对一的讨论。然而，您的董事会会议可以成为您的高管向投资者展示其价值的机会。

5. 为了书面文件

董事会会议的主要成果之一是创建正式的公司记录，这有助于支持重要的公司决策和公司治理。在与银行、审计师、投资者、监管机构打交道，以及处理未来关于某项决策是否获得适当授权的争议时，恰当的会议纪要和决议至关重要。

这些正式的书面记录，对于您和您的组织而言，可能意味着是做到法律合规，还是日后招致代价高昂的诉讼。

新加坡董事会会议程序

关于如何召开董事会会议，存在一定的规则和指南。在新加坡，董事会议通常受公司章程管辖，尽管《公司法》仍然规定了董事的职责和记录保存义务。常用的章程范本通常是有用的参考点，但您的公司应始终检查自己的章程，因为其措辞可能有所不同。

1. 向所有董事会成员发送通知

根据章程范本，任何董事均可召集董事会议，若有董事要求，秘书必须召集会议。章程可能规定了如何发出通知、发送给谁以及适当的通知期。新加坡法律并未对所有公司规定固定的 7 天通知期。

作为良好实践，通知应包括日期、时间、地点或虚拟会议详细信息、议程以及决策所需的文件。如果根据章程或董事会商定的程序，有权获得通知的董事未得到适当通知，则后续可能会对董事会会议提出质疑。

2. 确定法定人数

法定人数是指在董事会会议中必须出席的最低董事人数，以确保即使不是所有成员都能参加，会议也能顺利进行。

这一点至关重要，因为达到法定人数的董事可以代表整个董事会进行投票，确保在必要时能够及时做出决策和采取行动。法定人数并没有一个固定的数字；董事会可以根据自身的规则和协议来设定这一数字。

新加坡并非每家公司都有统一的法定人数规定。根据章程范本，法定人数可由董事确定，除非他们确定了其他数字，否则默认法定人数为 2 人。因此，公司应在假设始终需要 2 名董事之前，先检查自己的章程。

3. 召开会议

在发送通知并且董事会成员集合参加董事会会议之后，董事长通过宣布会议开始来正式启动会议。这包括进行几句开场白，例如欢迎董事会成员的到来。

4. 批准会议议程

在宣布会议开始后，董事长请求其他董事会成员批准会议议程。

在此阶段，董事会成员可以要求对会议议程进行增补或更正。如果存在与批准议程相关的利益冲突，成员可能需要进行投票。

5. 批准上次会议记录

必须保存董事会会议的法定记录。根据《公司法》第 188 条，必须保存董事会议事记录，违规可能使公司及每位违责管理人员面临不超过 2,000 新元的罚款及违约处罚。

上次会议的记录通常在下一次会议前传阅，以供审查、修改和确认。根据章程范本，会议记录由会议举行时的主席或下一次会议的主席签署。

6. 报告听证

董事会会议的下一步是听取董事会下设不同委员会的报告，例如财务报告。委员会此时也可以提出建议，应由报告成员采纳。

如果报告或建议未被采纳，将归档不采取行动。

7. 讨论和决策

然后，董事会可以讨论旧事务、新事务和决议。根据章程范本，董事会议上出现的问题由多数票决定，若票数相等，主席有决定性一票或决定票，除非公司自己的章程另有规定。

8. 其他事项

在此阶段，董事会成员可以提出其他不一定需要讨论或投票的业务。这可能是公告或对下一次董事会会议议程的概述。

9. 结束会议

董事会主席首先感谢所有与会者，然后宣布会议结束。此后，董事会主席和行政官员将回顾会议的各个方面，然后由秘书撰写正式的会议记录。

董事不应忽视的实际合规要点

• 每次会议前检查章程中关于通知、法定人数、主席、书面决议和利益冲突的规则。 
• 确保任何有利害关系的董事在实际可行的情况下尽快进行所需披露。 
• 将支持的董事会文件与会议记录一起保存，以便审批轨迹清晰。 
• 如果公司只有一名董事，请检查该事项是否可以通过唯一董事的书面记录处理，而不是实际召开会议。 
• 根据需要，将签署的会议纪要和书面决议保存在新加坡公司的会议记录册和记录中。 

新加坡董事会决议

董事会决议是董事所做决定的正式记录。它不仅记录管理人员的“角色”；通常记录董事考虑并批准的事项，例如开立银行账户、任命授权签字人、批准合同、分配股份、任命管理人员或授权提交文件。

在新加坡，董事会决议可以在适当召开的董事会议上通过，也可以在章程允许的情况下通过书面决议通过。根据章程范本，由有权收到会议通知的所有董事签署的书面决议，与在正式召开的会议上通过的决议具有同等效力和效果。如果公司只有一名董事，该董事可以通过记录并签署该记录来通过决议。

《公司法》第 157A 条实质上规定，在公司章程和该法的约束下，公司的业务由董事管理或在其指导或监督下进行。这就是为什么即使该法并未列出每种需要决议的情况，董事会决议仍然是核心治理工具。

新加坡公司董事职责

公司董事的职责包括：

• 在履行职责时诚实守信并合理勤勉。 
• 遵守《公司法》和公司章程。 
• 为公司利益独立行使判断力。 
• 在董事知悉相关事实后，尽快披露其在与公司进行的交易或拟议交易中的利益。 
• 避免不当冲突，并在章程或适用规则要求弃权时不得投票。根据章程范本，有利害关系的董事不得对相关交易投票，且该投票不得被计入。 
• 确保妥善的记录保存、申报和合规监督。ACRA 还指出，董事负责准确及时地保存记录，并遵守公司申报和披露要求。 

新加坡公司秘书职责

公司秘书的职责包括：

• 维护和更新公司登记册和会议记录册。 
• 管理、出席董事和股东会议并准备会议记录。 
• 协助处理通知、议程、会议后勤和公司记录。 
• 让董事了解年度申报截止日期和其他 ACRA 申报义务。 
• 向董事和股东通报公司法规的相关变更。 

公司必须在成立后 6 个月内任命一名公司秘书。秘书必须是通常居住在新加坡的自然人，且公司的唯一董事不能同时担任公司秘书。 

新加坡董事会会议要求股东出席

股东仅因其股东身份通常无权出席董事会会议。董事会会议是董事的会议，而股东的正式参与权通常适用于股东大会，例如年度股东大会或特别股东大会。股东只有在受邀或章程规定其可参与的情况下，才能出席董事会会议。 

公司在董事会会议方面常犯的错误 

许多合规问题并非源于根本没有召开会议，而是源于执行不力。常见的例子包括：使用错误的法定人数、未能向有权获得通知的董事发出通知、忘记记录利益冲突披露、依赖未经签署的书面决议，以及会议记录过于模糊，无法显示实际批准的内容。另一个实际风险是，未经检查公司自身的章程，就照搬其他公司的“标准”程序。在新加坡，这可能是一个真正的问题，因为章程通常决定了董事会议的运作机制。一家希望其董事会批准经得起银行、投资者、审计师、交易对手或监管机构审查的公司，应保持清晰的书面轨迹：通知、议程、出席情况、利益声明、决议的措辞以及签署的会议记录或书面决议。 

让我们帮助您 – 我们的专业公司秘书服务

新加坡的公司秘书负责为公司及其董事提供行政和合规支持。ACRA 的指南包括维护会议记录册和登记册、管理董事和股东会议，以及让董事了解申报截止日期和相关法规变更。 

在Premia TNC，我们提供专业的公司秘书服务，可以更轻松地跟进董事会会议纪要和议程。我们的内部专家好接触，能力强，提供专业的秘书服务，包括但不限于：

– 协助发送会议通知

– 帮助妥善维护会议记录册和法定登记册

– 妥善做好会议记录

– 如有必要，参加会议以确保符合新加坡董事会会议要求

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