公司應妥善保管各類商業記錄，以有效管理成本並確保合規性，尤其在香港創業時建立良好的基礎是至關重要的。儘管這項工作不是公司的初期重點項目，但維護適當的記錄，如銀行對帳單，對於長期成功來說是至關重要的。本文將仔細地探討香港的記錄維護規定，以確保公司順利的長期運營。
香港記錄維護規則概述
有效地保存業務記錄是管理和經營香港公司的關鍵項目。對於香港的企業來說，維護正確的財務交易、業務活動和其他重要文件（包括銀行對帳單）等記錄是必不可少的。這些記錄通常被稱為業務記錄，包括財務報表、發票、收據、合同和稅務記錄等相關文件。
保存足夠的記錄不僅是企業的良好做法，也是香港的法律要求。在香港開展業務時，遵守香港的記錄維護規定對於合規義務是至關重要的。不僅能夠維護業務運作的透明度，亦能確保企業有效追蹤其財務狀況及管理成本，進行審計之準備，並準確及時地提交稅務申報。
香港記錄維護規定所要求的業務記錄：
根據香港的稅務條例，從事業務、貿易或專業活動的任何公司都有義務保存適當的中文或英文業務記錄，以正確計算應納稅利潤。
所規定的商業記錄包括：
- 會計帳簿記錄包含收入、支出、收據和付款等。
- 憑證。
- 銀行對帳單。
- 發票。
- 收據。
- 與貿易、業務或專業相關的資產和負債記錄。
- 與貿易、業務或專業相關的一切款項的交易記錄。
- 商品購買或出售的記錄。
- 提供服務記錄，並提供詳細的內容以利核實。
另，建議您將企業和個人的財務保持分開的銀行帳戶。對於企業的銀行帳戶，應保留以下記錄：
- 銀行對帳單。
- 存款收據。
- 商品的購買和服務記錄。
- 支票交易的詳細信息，包括金額、日期、收款人姓名和用途（個人或公司）。
對於遵守香港的稅收法規和保持財務的透明度來說，維護這些記錄是至關重要的。
根據香港的記錄維護規定，保持業務記錄的方式如下：
香港企業可以根據喜好和客戶要求，選擇以紙本或電子的方式保存記錄。
紙本方式：
某些企業喜歡選擇傳統的紙本記錄方式。然而，值得注意的是紙本記錄更容易受到泄漏或遺失等問題的影響。為了資料驗證的需求，原始文件（如銀行存款單、發票和支票簿）的保存是至關重要的。
電子方式：
對於處理大量資訊的企業而言，香港稅務局允許其使用替代的方法。包括掃描文件並將其保存在硬碟裡面，以符合法律要求。這種方法提供了便利性，並作為保留原始文件的替代方式。
電子記錄有很多種形式，其中常見的兩種類型包括：
發票掃描：
通過掃描發票、應付款項和其他文件進行數位化處理是高效且節省時間的方法。不但消除了對紙張和儲存空間的需求，也減少了辦公室的混亂。為了增加安全性，您還可以使用密碼對這些數位化發票進行加密。
收據掃描：
掃描收據也有相同的優勢。某些工具可以輕鬆掃描和整理您的收據，確保有效的儲存記錄和快速處理財務的數據。
通過提供紙本和電子的紀錄方式等選項，香港滿足了企業的不同需求和喜好。
根據香港記錄維護規定，公司記錄保留期限：
根據香港的稅務條例，業務記錄必須至少保留七年。如果沒有合理的不遵守理由，公司可能會面臨最高10萬港幣的罰款。該義務在停業後仍然持續存在，直到七年的期限結束為止。
香港記錄維護規定的最佳實踐方式：
維持良好的記錄系統不應該占用過多的時間。當正確執行時，記錄維護將提供許多的好處，特別是對於幫助簿記、促進財務審計和簡化稅務作業。
為了確保公司的記錄維護有條理、精確且及時，我們建議五個重點如下：
實施文件管理系統
無論是電子還是紙本的方式，記錄公司所有的業務交易是很重要的。隨著公司的業務增長，應考慮轉變為無紙化系統以便易於存取，並建立文件管理系統，方便公司設定何時審查和更新公司的各項文件。
遵守記錄維護規定
遵守文件維護的規定是至關重要的。保留關於企業的應納稅利潤等必要記錄，包括會計帳簿、收據、付款、收入、支出等。
使用會計和薪資軟件生成記錄
公司可以使用自動生成記錄的軟件，例如薪資稅表和客戶發票，以簡化公司的記錄維護作業。且所選擇的軟件應能夠處理基本的簿記工作，如記錄應收帳款。
將銀行對帳單與交易記錄進行配對
定期核對公司的銀行對帳單，以確認每筆交易是否與相應的記錄相符。每筆交易都應有相應的合同、收據或發票。盡可能將公司的業務記錄存儲在會計軟件中，以便在對帳時輕鬆參考。
掌握基本的簿記知識
熟悉基本的簿記原則，以確保財務記錄的準確性。
以上重點將幫助您的企業保持有條理、準確且及時的記錄，且對於良好的簿記、財務審計和稅務申報都是至關重要的。
我們如何提供幫助？
Premia TNC提供超越傳統的香港簿記服務。我們的會計服務範圍包括：
- 月、季、半年或年度製作管理報表的全方面會計服務。
- 準備詳細的應收帳款和應付帳款賬齡報表。
- 專業的簿記服務，包括簽發支票和安排銀行轉帳等作業。
- 處理拖延很久未完成的賬目，以確保其正確性。
- 規劃詳細的審計工作表。
- 進行年度審計時， 協助與審計師和稅務代理人聯絡。。
通過全方位的會計規劃及準備，我們提供靈活和量身定制的解決方案，以滿足企業特定的具體需求。
常見問題
Q1. 香港公司應該保留業務記錄多長的時間？
A. 根據香港的稅務條例，業務記錄必須在香港或批准的地點至少保留七年，包括英文或中文的財務文件和收據。
Q2. 公司可以使用電子記錄代替紙本記錄嗎？
A. 可以，如果電子記錄能夠安全存放、易於查閱、完整無缺，以電子格式保存的業務務紀錄是可以接受的。
Q3. 違反香港的記錄維護規定有什麼罰則？
A. 違反規定可能導致罰款、處罰，以及稅務局進行稅務審計和調查時容易遇到困難。遵守記錄維護的規定對於避免這些問題是至關重要的。
