掌握香港公司秘書的要求：全面指南 

如果您打算在香港成立有限公司，您必須根據《香港公司條例》任命一名本地公司秘書。 

但究竟香港的公司秘書要求是什麼？他們的核心職責是什麼？為什麼應該選擇顧問公司作為公司秘書？在本文中，您將找到所有這些問題的答案。 

什麼是香港的公司秘書？

公司秘書是公司的高級人員，負責協助企業管治、法定合規及公司行政管理等工作。 

根據香港《公司條例》（第 622 章），每間在香港註冊成立的私人有限公司均必須委任一名公司秘書。公司秘書的主要職責是協助確保公司持續遵守相關法律及監管規定，包括保存法定紀錄，以及向公司註冊處提交所需文件。 

香港的公司秘書（Corporate Secretary）不應與行政助理或一般文職秘書混淆。 

在實務上，公司秘書通常會協助公司處理以下事項： 

• 提交周年申報表 
• 備存重要控制人登記冊（Significant Controllers Register，SCR） 
• 更新法定登記冊 
• 擬備董事會決議及會議紀錄 
• 監察各項法定文件的提交期限 
• 協調及辦理董事、股東或註冊辦事處資料的變更 

任命公司秘書的要求是什麼？

根據香港《公司條例》，每間在香港註冊成立的公司均須委任至少一名公司秘書。 

公司秘書必須符合以下要求： 

• 如公司秘書為自然人，該人士必須通常居於香港。 
• 如公司秘書為法人團體，該法人團體必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。 

如私人公司只有一名董事，該唯一董事不得同時獲委任為同一公司的公司秘書。 

對於香港上市公司，《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》訂有額外的資格要求。一般而言，上市公司的公司秘書應具備相關學術或專業資格，或相關工作經驗，例如： 

• 律師、大律師或執業會計師； 
• 香港公司治理公會（The Hong Kong Chartered Governance Institute，HKCGI）會員； 
• 具備香港聯合交易所認可的相關專業或企業管治經驗。 

香港公司是否必須委任公司秘書？ 

是。每間香港私人有限公司均有法律責任委任公司秘書，並須在公司註冊成立後持續維持公司秘書一職。如未有委任或持續維持符合資格的公司秘書，可能會導致監管處罰，並造成不符合公司註冊處相關規定的情況。 

對於外國企業家而言，委任專業的公司秘書服務機構通常是較實際的選擇，因為根據香港法律，公司秘書必須符合在香港通常居住或在香港設有辦事處的相關要求。 

為什麼必須擁有公司秘書？

香港的公司秘書是企業增長和長期發展的重要組成部分。以下是您必須在香港任命公司秘書的一些關鍵原因： 

1. 滿足法定義務

根據香港《公司條例》，每間在香港註冊成立的公司均必須委任公司秘書。公司不僅須在註冊成立時委任符合資格的公司秘書，亦必須在公司存續期間持續維持公司秘書一職。 

如未能遵守有關規定，公司及其相關責任人員可能面臨處罰及合規風險。 

2. 協助法規合規

在香港，要妥善成立及管理企業，必須履行一系列特定的法定責任。公司秘書並非只是形式上的職位，而是肩負多項重要的合規職責。 

具備資格的公司秘書可協助您採取適當措施，以遵守香港相關法例及監管規定，確保企業有效運作，並避免違反法律。 

這包括遵守以下相關責任： 

• 提交周年申報表 
• 續領商業登記 
• 備存及維護法定登記冊 
• 遵守重要控制人登記冊（Significant Controllers Register，SCR）的相關規定 
• 辦理董事及股東變更的申報 
• 遵守《公司條例》下的紀錄保存責任 

公司秘書的核心職責

香港公司秘書的職責範圍廣泛，涵蓋行政及管理職能。以下是公司秘書的主要職責： 

1. 遵守稅務義務

許多企業家選擇在香港成立公司，因為這裡擁有有利的稅收制度。然而，香港企業仍須遵守所有稅務法規。公司秘書負責確保公司履行所有稅務義務。 

他們還負責確保公司信息被記錄並提交給香港稅務局（IRD）。 

雖然董事仍須對公司的稅務合規承擔主要責任，但公司秘書通常會協助處理與以下事項相關的行政協調工作： 

• 續領商業登記證 
• 提醒各項申報期限 
• 備存稅務申報所需的公司紀錄 
• 協調與會計師及香港稅務局之間的溝通 

2. 維護法定記錄

香港公司秘書必須保留所有必要的文件，以備政府審查。他們負責維護公司的法定文件，並在信息變更時進行更新。 

例如，公司秘書應在公司董事變更時更新股東和董事名冊。他們還負責更新公司的股本變動和註冊辦事處地址變更等信息。 

通常需要備存的法定紀錄包括： 

法定紀錄	用途
董事登記冊	記錄現任及前任董事的資料
成員登記冊	記錄股東的持股及擁有權資料
重要控制人登記冊（Significant Controllers Register，SCR）	識別對公司具有重大控制權的個人或實體
公司秘書登記冊	記錄公司秘書的委任及相關資料
會議紀錄冊	保存公司決議及會議紀錄

3. 安排並參加公司會議

香港公司秘書負責規劃公司的會議。他們參加並協助董事會和股東會議的召開。他們準備會議議程並記錄會議紀要。 

此外，公司秘書確保公司遵循合適的會議程序，並確保會議期間所作出的決定符合香港法規。 

雖然香港私人公司在某些情況下，如獲成員同意，可無須舉行周年成員大會，但仍須按照《公司條例》的規定，妥善備存相關公司決議及紀錄。 

4. 與多方利益相關者合作

與多個利益相關者合作是香港公司秘書的另一個重要職責。他們與香港交易所、稅務局和公司註冊處合作。 

此外，公司秘書還需要與公司的董事、股東及其他高層管理人員合作。這些合作關係可確保公司秘書能夠及時獲知新的規則、法規或緊急措施。 

公司應留意的常見合規期限 

公司秘書通常會協助公司監察香港各項重要的法定合規期限，包括： 

合規要求	一般期限
提交周年申報表	公司註冊成立周年日後 42 日內
續領商業登記證	視乎登記證的有效期，每年或每 3 年續期一次
董事／公司秘書變更	一般須於變更後 15 日內申報
註冊辦事處地址變更申報	一般須於變更後 15 日內申報
更新重要控制人登記冊（Significant Controllers Register，SCR）	持續更新，並在相關資料發生變更時作出相應修改

如未能在規定期限內提交相關文件，可能會被徵收逾期提交費用，並可能遭公司註冊處提出檢控。 

為什麼應該聘請顧問公司作為您的公司秘書？

確保您獲得最佳公司秘書服務的方法之一是聘請專業機構。企業顧問機構擁有專業知識和多年經驗，可協助其他在香港經營的公司。 

如果您在業務註冊過程的早期就選擇了公司秘書機構，他們還可以提供本地註冊地址服務。 

這將幫助您節省辦公成本，加快公司註冊流程，並獲得專業公司秘書的服務。透過企業顧問機構，您可以獲得專業的秘書服務專家。 

由於他們的經驗豐富，他們是初次進入香港市場的企業的理想選擇。長期從事香港企業服務的機構了解企業常見的錯誤，並可幫助您避免這些問題。 

此外，他們知道哪些策略最有效，能夠幫助您的企業走向成功。 

專業公司秘書服務機構亦可透過監察各項法定申報責任、準確備存法定紀錄，以及確保公司的各項變更妥善向公司註冊處申報，協助企業降低合規風險。 

公司應了解的重要監管發展 

香港公司亦應留意近年不斷演變的合規責任及監管要求。 

其中一項重要規定是重要控制人登記冊（Significant Controllers Register，SCR）制度。根據該制度，大部分香港公司均須識別對公司具有重大控制權的個人或法律實體，並備存其相關資料及紀錄。 

此外，公司註冊處亦持續擴展電子申報及數碼化合規系統，以簡化公司文件的提交程序及紀錄管理。 

監管機構日益重視企業透明度、反洗錢合規，以及實益擁有權資料的準確申報。因此，對於在香港營運的本地公司及外資公司而言，妥善保存公司紀錄及準時提交法定文件的重要性日益提高。 

專業公司秘書可協助企業應對這些不斷演變的合規要求，並避免因疏忽而造成違規。  

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